同窓会のはがきの「幹事向けの作成方法」「参加者向けの返信の書き方」を分けて解説しています。

「どうやって同窓会はがきを作ればいいの？」と考えている幹事さん、「どうやって返信をかけばいいの？」とはがきを受け取って悩んでいる方の両方に役立つ記事になっています。

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【幹事向け】同窓会のはがきの選び方

同窓会で使われるはがきは「往復はがき」「返信はがき」の2種類です。

同窓会ではどちらのはがきを選べばいい？と悩む幹事さんも多いです。

結論から言うと、幹事の手間やコストを抑えたいなら往復はがき、案内状に写真などを入れてデザインにこだわりたいなら案内状＋返信はがきがおすすめ。

以下で同窓会で「往復はがき」と「案内状＋返信はがき」を使用するそれぞれのメリット・デメリットを解説します。

往復はがきのメリット・デメリット

往復はがきは普段あまり受け取らないので馴染みがない人も多いのではないでしょうか。

往復はがきは同窓会の案内が書かれた往信はがきと、返信はがきが1枚になっており、受け取った人は往信面を手元に残して返信面を切り取って返信するという仕組みになっています。

往復はがきはテンプレートがあり、案内状＋返信ハガキを準備するよりも作成にかかる手間が少なく幹事の負担が少なく、郵便切手代や印刷代などのコストも抑えられるでしょう。

一方で、案内状と返信はがきとで分ける場合に比べてデザインが制限されやすいデメリットがあります。

投函する際には往信面を表にして折りますが、折り方を間違うと幹事さんの住所に配達されてしまった、という郵便事故もあり得るので、投函の際には十分注意してください。

案内状＋返信はがきのメリット・デメリット

案内状と返信はがきを封筒に入れて発送する、という形式です。

案内状を自由に作成できるので、思い出の写真を使用する、恩師の言葉を載せる、など情報を盛り込みたい場合やデザインにこだわりたい場合に向いています。

往復はがきに比べると返信はがきも自由にレイアウトできます。

その分、往復はがきよりも作成にかかる手間が増えるので、幹事の負担が増える点はデメリットといえます。

また、郵便料金は封筒に貼る切手代と返信はがきに貼る切手代がかかるので、往復はがきよりも高くなるでしょう。

用紙代や印刷代のコストも往復はがきに比べると上がります。

【参加率UP】SNSやメールも活用しよう

はがきはフォーマルな連絡手段ですが、SNSやメールを併用すると連絡漏れを防ぎやすくなります。

LINEグループを作ると情報共有がスムーズ。

同窓会の規模が大きい場合には特に、正式な案内ははがきで行い、SNSは補助的に使うのが一般的です。

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【幹事向け】同窓会の往復はがき・返信はがきの作り方を図解

同窓会のはがきを作成する幹事さん向けに、往復はがきの作り方と案内状＋返信はがきの作り方をそれぞれ図で解説していきます。

同窓会の往復はがきの作り方とポイント

往復はがきは表に宛名と返信面、裏に返信の宛名面と同窓会の案内面という構成になります。

表面、裏面に分けてポイントを紹介します。

返信面は記入個所をできるだけ少なくシンプルにすることが返信率UPのカギです。

受け取った人が迷わず書くことができるよう、氏名、住所、電話番号の記入欄を印刷しておきましょう。

旧姓を記入できるようにしておくと管理が楽になります。

相手の個人情報を書いてもらうことになるので、個人情報保護シールを用意すると安心。

郵便物に貼ることのできる個人情報保護シールには決まりがあるので、専用のシールを使用しましょう。

裏面には返信先の宛名（幹事の宛名）を書き、「様」ではなく「行」と書くことに注意します。

同窓会の案内面には以下の項目は必ず記載しましょう。

学校名や卒業年度を記載していつの同窓会なのかわかるようにします。

開催日時や会場などは受け取った人が参加できるかどうか判断するポイントになるので、抜け漏れの内容にチェックしましょう。

同窓会の返信はがきの作り方とポイント

封筒に案内状と返信はがきを同封する場合の返信はがきの作成方法を解説します。

返信はがきには切手が印刷済みのため切手を貼る手間がない「通常はがき」を使用するのが一般的です。

返信はがきはとにかくシンプルに、受け取った人が記入する箇所を最小限にすること、迷わず書けるように記入欄を印刷しておくことが返信率UPにつながります。

返信はがきは幹事など出欠を管理する人の宛名を印刷しておくことで、受け取った人が宛名を書く手間がなくなり親切です。

宛名には「様」ではなく「行」と書きます。

旧姓を書けるようにしておくと「この人は誰？」を防いで管理が楽になりますよ。

返信はがきには参加者の個人情報を書いてもらうので、個人情報保護シールがあると安心です。

個人情報保護シールには決まりがあるので、専用のシールを用意しましょう。

１００円ショップや家電量販店の文具コーナーなどで手に入ります。

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【幹事向け】同窓会はがきのQ＆A

幹事さん向けの同窓会はがきを作成する際によくある質問をQ＆Aにまとめています。

同窓会の案内を送るタイミングはいつ？返信期限はいつに設定する？

同窓会の案内を送るのは同窓会の日の2～3か月前。

これ以上早く送ってしまうと、案内を受け取った側もまだ予定が立たない、逆に遅くなってしまうとすでに予定が入ってしまう可能性があります。

返信期限は同窓会の1か月前に設定します。

同窓会の会場への最終連絡や準備を考えると、同窓会の1か月前がおすすめです。

縦書きと横書きのどっちが良い？

同窓会に使用するはがきは縦書きでも横書きでもOK。

縦書きの方がフォーマル、横書きのほうがカジュアルな印象になります。

案内文の雰囲気に合わせて決めるとよいでしょう。

返信が遅い人へのフォロー方法【文例あり】

返信が遅い人への連絡は、催促ではなく「確認」のスタンスで行うのがポイントです。

返信期限の3日前を目安にLINEやメールなどを使って連絡をしてみましょう。

どうしても返信がない、他の連絡手段がない場合には電話で確認します。

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【参加者向け】同窓会の返信はがき・往復はがきの書き方とマナー

同窓会の案内を受け取り、どうやって返信をすれば良いか迷っている人向けに書き方とマナーをまとめています。

同窓会で受け取るはがきは「往復はがき」と「返信はがき」の2種類あります。

往復はがきは、同窓会の案内と返信が1枚になっているもの。

同窓会の案内の載っている方は手元に残し、返信用のはがきを切って取り出欠や住所・氏名などを書きます。

同窓会の案内状と返信専用のはがきが入っている場合にはそのまま、以下の図解を参考に書いてくださいね。

同窓会の返信はがきの書き方

自分への丁寧な表現を二重線で消すようにします。

メッセージ欄の有無にかかわらず、余白に一言メッセージを書くと好印象です。

次の章で出席の場合の文例、欠席の場合の文例をご紹介します。

出席の場合のメッセージ文例

• 当日お会いできるのを楽しみにしております。
• 皆さまにお会いできるのを心待ちにしています。近況報告もできればと思います。
• 準備を進めてくださった幹事の皆さまに感謝いたします。お会いできるのを楽しみにしています。

欠席の場合のメッセージ文例

• 今回は都合がつかず欠席いたします。皆さまの再会が素敵な時間になりますように。
• 家庭の事情で欠席いたしますが、皆さまのご健康とご活躍をお祈りしております。
• 仕事の都合で参加できず残念です。また次の機会にはぜひ参加したいと思っています。

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【参加者向け】同窓会はがきのQ＆A

同窓会のはがきを受け取った人向けのQ＆Aをまとめています。

同窓会の返信はがきはいつ出す？

同窓会の返信はがきは受け取ったらできるだけ早く出しましょう。

同窓会の幹事側は、出席者の人数をできるだけ早く把握して準備を進めたいと思っています。

出欠にかかわらず、予定がわかったらすぐに返信を。

はがきを送った後に予定が変わったら？

同窓会の返信はがきを出した後に、予定が変わって「参加できなくなった」場合は、すみやかに案内状に書かれた幹事の連絡先に連絡します。

同窓会までまだ日にちがあれば、LINEなどでも構いませんが前日や当日などぎりぎりの予定変更の場合は電話で伝えます。

同窓会に「参加できるようになった」場合には、同窓会まで2週間以上あれば幹事にLINEやメールで連絡してみても良いでしょう。

あくまでも、「もし可能であれば参加できたらうれしいです」というスタンスでの連絡を。

急に参加できるようになった場合、幹事との間柄や同窓会の規模によって判断しましょう。