初めて同窓会の案内状を作ると、「いつ送ればいい？」「先生への文面はどうする？」「LINEでもいいの？」と迷うことが多いですよね。

この記事では、同窓会の案内状を初めて作る人にも迷わないようにわかりやすくまとめました。

ハガキ・封書はもちろん、LINEやメールで使える文例もそのままコピペできるように載せています。

ぜひ参考にしてみてくださいね。

同窓会の案内状を作る前に知っておきたいポイント

同窓会の案内状を作りはじめる前に知っておきたいポイントをまとめました。

同窓会の案内状のマナー

同窓会の案内状を作成する際に守りたいマナーは以下の通りです。

同窓会の案内状は同窓会の2~3か月前に送ります。

これより早すぎると予定が立たず、遅すぎると予定が入ってしまうため。

先生への案内状は文面を分け、丁寧に。先生から会費をいただくのは失礼には当たりませんから、案内状にも明記します。

先生の退職祝いなど先生を招待するのであれば、会費はいただかないのが一般的。

でも、先生が寸志を用意してくださったらどうしよう・・・？

そんな時は、「お気遣いありがとうございます。皆さんのために大切に使わせていただきます。」とシンプルにお礼を伝えて受け取り、寸志を受け取った旨を会計のときに参加者に共有して透明性を保てばOKです。

案内状の返信期限が過ぎても返信がない人へは、返信しやすいメッセージを送ること。

やわらかく、あくまでも出欠の確認のためという連絡にすると角が立ちませんよ。

同窓会の案内状はハガキ？封書？それともLINEやメール？

同窓会の案内状はLINEなどのSNSを使うと便利ですよね。

ただし、学年単位など大規模かつフォーマルなものについては往復ハガキや封書で送るのがマナーとされています。

同窓会の案内状の使い分けは一般的には以下の通りです。

LINEグループを使用して同窓会の日程を決めるためにアンケートを取り、正式な出欠は往復はがきの案内状で、といった使い方もできますよ。

LINEグループを作成しておけば、当日の急な連絡や写真の共有などにも使えて便利です。

→同窓会の案内はLINEで！グループと公式アカウントの使い分けとテンプレまとめ

郵送での同窓会の案内状には「往復はがきを使う方法」と「封筒に案内状と返信ハガキを同封する」2つの方法があります。

往復はがきはテンプレートが決められていて作成が楽ですしコストも抑えめ。

封筒に案内状を入れる場合は自由にデザインができるので、写真を多く使った案内状を作成したい、デザインにこだわりたい場合に向いています。

→同窓会のはがきの作り方・返信の書き方まとめ【幹事も参加者も】

参加率をUPさせる！案内状作りのコツ

同窓会の案内状は参加率をUPさせる大切なツールです。

同窓会の案内状の返信をとにかく手軽にできるようにする、返信期限の前にリマインドをするのが返信率UP→参加率UPにつなげるポイント。

LINEやGoogleフォームで簡単に返信できるようにする、返信ハガキの場合は回答項目は最低限にして迷わず書けるようにするのが大切です。

また、「お気軽にご参加ください」「途中参加・途中退席もOKです」「お子様連れもOKです」などの一言があると参加のハードルが下がります。

先生が参加するなら、ぜひ案内状にも書きましょう。

「久しぶりに先生に会いたい」と思う人の参加率がぐっと上がりますよ。

同窓会の案内状の作り方4ステップ

「同窓会の案内状、具体的にはどう作れば・・・？」

次の4ステップで解説していきます。

この4ステップで案内状を作るとスムーズですよ。

①参加者リストを作る

案内状の作成で最も大変なのが、参加者リスト＝案内状の発送先のリストを作ること。

案内状を発送するのが同窓会の3か月前なので、遅くとも同窓会の6ヵ月前には参加者リストを作り始めたいところです。

同級生の探し方としては以下の優先度の順で進めていきましょう。

同級生探しは連絡係になってくれそうな人から優先して探していくと、「この人とこの人の連絡先を知ってるよ」と芋づる式に連絡先がわかっていきます。

個人情報保護にはくれぐれも気を付けて。

LINEグループに入れる前に必ず本人に確認してください。

→同窓会の探し方ガイド｜連絡が取れない同級生を見つける最新の方法まとめ

②同窓会の案内状を作成してくれる業者を探す

同窓会の案内状を往復はがきで作成するなら、案内状の文面を考えるよりも先に印刷してくれる業者を探しましょう。

同窓会の往復はがきは紙面が狭く載せられる情報がほぼ決まっているので、業者が用意してくれているテンプレートを使うと楽ですよ。

「同窓会　ハガキ　印刷」などで検索してみてくださいね。

往復はがきを使用する場合には「個人情報保護シール」も必要なので合わせて手配を。

③案内状の内容を考える

同窓会の案内状に必ず入れる内容は以下の通りです。

文面についてはこの記事の後半に例を載せています。

「②窓会の案内状を作成してくれる業者を探す」でテンプレートが用意されているなら、そのまま利用すれば案内文に必須の項目も含まれているはず。

デザインにこだわって自分で作成する場合には、上記の項目を必ず入れるようにします。

④同窓会3か月前に発送する

同窓会の案内状は同窓会の3か月前に発送し、返信期限は同窓会の1か月前に設定します。

返信期限に全員から連絡が来るとは限らないことや会場との最終確認を考えると、1か月前の返信期限を設定しておくのが安心です。

同窓会の案内状の例文まとめ【LINE・メール編も】

そのまま使える同窓会の案内状の例文をまとめました。

LINEやメールで送るための例文も載せています。

基本の同窓会の案内状の例文

同窓会に先生が参加予定の場合には「今回は、当時担任をしてくださった◯◯先生にもご参加いただけることになりました。」など付け加えると良いでしょう。

クラスごとの幹事など幹事が複数名いる場合には、案内状に名前を書いておくと「この人知ってる」と返信しやすくなるので、書いておくのがおすすめ。

先生向けの同窓会の案内状の例文

先生から会費をいただかない場合には会費の欄は削除します。

カジュアルな案内状の例文

部活・サークルやゼミの同期など小規模な同窓会を想定したカジュアルな文面です。

拝啓、敬具を用いず気軽に参加できる雰囲気を出したい場合に使用すると良いでしょう。

成人式後の同窓会の例文

LINEで同窓会の案内を送る際の例文

LINEでの同窓会の案内状については以下の記事に詳しく載せています。

→同窓会の案内はLINEで！グループと公式アカウントの使い分けとテンプレまとめ

メールで同窓会の案内を送る際の例文

メールで送る場合にはGoogleフォームで出欠をとると集計もスムーズですよ。