「忘年会の予約はいつから始めればいい？」

「参加人数が決まる前に、会場へ問い合わせても大丈夫？」

忘年会の予約は、開催日の1〜2か月前の10月～11月が目安。

ただし、大人数や貸切、12月中旬の金曜日を希望するなら、2〜3か月前の10月～11月に準備を始めましょう。

人数が確定していなくても、候補日と「50〜60名程度」のようなおおよその人数が分かれば相談できますよ。

この記事では、忘年会を予約する時期や会場決定までの流れ、予約前に確認しておきたいポイントをご紹介します。

忘年会の予約はいつから？【1〜2か月前が目安】

忘年会会場は、開催日の1〜2か月前までに予約するのが基本です。

忘年会を12月に開催するなら、少人数の忘年会は11月、大人数や貸切なら9〜10月には会場を決めておきましょう。

希望する条件が多いほど、早めに動く必要があります。

少人数の忘年会でも1か月前までに予約が安心

10人程度までの忘年会なら、遅くとも1か月前までに予約しましょう。

少人数なら入れるお店は多いものの、忘年会シーズンは個室やまとまったテーブル席から埋まります。

12月の金曜日や人気店を希望する場合は、1か月半ほど前から候補を探すと選びやすいですよ。

大人数や貸切の忘年会は2〜3か月前に相談を

20名以上の大人数や貸切の忘年会は、2〜3か月前を目安に会場へ相談します。

12月に開催するなら、9〜10月には会場探しを始めましょう。

着席できる人数だけでなく、受付台や景品を置く場所、余興を行うスペースも必要ですよね。

料理の提供方法や席のレイアウト、マイクなどの設備について会場と打ち合わせる期間のことも考慮して。

最終人数が決まっていないときは、「現時点で50名、最大60名になる予定」と伝えると、人数の増減に対応できる会場を提案してもらえますよ。

12月中旬や金曜日の予約は早めに

忘年会の予約が集中しやすいのは、12月中旬の金曜日。

たとえば、12月中旬の金曜日に50名で開催するなら、9月から候補を探し、10月中には予約を済ませたいところ。

参加者へのアンケートと会場探しを並行し、候補日ごとの空き状況を確認しておくと、日程決定後に会場が見つからない事態を防げます。

忘年会の予約はいつから準備する？会場決定までの流れ

会社の忘年会では、上司の予定確認や社内承認にも時間がかかります。

ここでは12月中旬に忘年会を開催する場合を例に、準備の流れをご紹介します。

2〜3か月前（9〜10月）｜人数・予算・候補日を決める

12月中旬に忘年会を開催するなら、9〜10月から準備を始めます。

まずは上司、役職者の予定を確認しましょう。

その予定をもとに候補日を3日程度に絞り、参加予定者へアンケートを送ります。

候補日を増やしすぎると回答が分かれ、日程を決めにくくなります。

回答期限も忘れずに入れてくださいね。

予算を決めるときは、会社から補助が出るか確認します。

飲食代だけでなく、会場費・設備費・景品代も含めて、1人あたりの会費を計算しましょう。

開催エリアは会社の最寄り駅に限定せず、参加者が利用する路線や帰宅方向も考えて決めてくださいね。

1〜2か月前（10〜11月）｜会場を比較して予約する

10〜11月になったら、アンケートの回答をもとに開催日を決め、会場を予約します。

ただし、12月中旬の金曜日や大人数の貸切を希望する場合は、10月中の予約がおすすめです。

人数・予算・エリアをもとに、条件の合う会場を比較しましょう。

会社の承認が必要なら、飲食代に加えて会場費や設備費も含めた見積書を出してもらいましょう。

仮予約とは、正式に申し込む前に、一定期間だけ希望日を押さえてもらう方法です。

仮予約ができる場合は、いつまでに返事が必要か、期限を過ぎると自動的に取り消されるかを確認してください。

1か月前（11月）｜参加者へ案内して出欠を確認する

12月中旬に開催する場合は、11月中旬頃までに参加者へ正式な案内を送ります。

日程アンケートで参加できると答えた人にも、改めて出欠を確認しましょう。

社内の回答期限は、会場へ最終人数を伝える日の3〜5日前に設定します。

以下の記事には忘年会のお知らせの例文をそのまま使える形で多数掲載しています。

→忘年会のお知らせテンプレート【メール・チャット・印刷用】

1〜2週間前（11月下旬〜12月上旬）｜最終人数や当日の進行を確定する

12月中旬に開催する場合は、11月下旬から12月上旬に出欠を締め切り、会場が指定した期限までに最終人数を伝えます。

受付や司会、乾杯、締めの挨拶を担当する人も決め、役割と持ち時間を共有しましょう。

会場には、席の配置、幹事が入室できる時間、マイクやスクリーンの使用方法、当日の連絡先を確認します。

参加者には開催日の前日に、日時・会場・最寄り駅・会費を記載したリマインドを送りましょう。

大人数の忘年会はベニーレ・ベニーレへお早めにご相談ください

リストランテ ベニーレベニーレは、新宿三丁目駅E4出口から徒歩1分。

少人数の着席プランから最大300名の立食ブッフェまで対応しています。

12月の金曜日や大人数の席は早く埋まります。

希望日が決まったらぜひお早めにご相談ください。

忘年会のメニューを見てみる

忘年会の予約前に確認したいポイント

希望日に空きが見つかると、すぐに予約したくなりますよね。

ただし、空いているという理由だけで決めると、参加者が過ごしにくかったり、予定外の費用が発生したりすることも。

会社の忘年会では、次のポイントを確認しましょう。

参加人数に合った会場か【広さや席の配置】

会場の公式サイトに「最大80名」と書かれていても、80名が余裕を持って座れるとは限りません。

掲載されている人数が、着席・立食のどちらを基準にしているか確認しましょう。

受付台や景品用のテーブル、余興のスペースを設置すると、参加者が利用できる範囲はさらに狭くなります。

予定人数だけでなく、忘年会で行う内容も伝えて、席のレイアウトを作ってもらいましょう。

また、座敷はくつろぎやすいものの、靴を脱いだり履いたりする必要があり、抵抗がある人もいます。

年配の人や足腰に不安がある人が参加するなら、椅子に座れるテーブル席のほうが負担を抑えられることもありますよ。

社内に喫煙者と非喫煙者の両方がいる場合は、会場内は禁煙で、近くに喫煙スペースがある会場を選ぶと〇。

料理や飲み放題のメニュー【参加者の満足度に直結】

一人ずつ料理が運ばれるコースなら、参加者が大皿から料理を分ける必要がありません。

上司の近くに座った人だけが取り分け役になることもなく、全員が自分のペースで食事を楽しめます。

自由に料理を選べるブッフェなら、料理台の数や料理を追加してもらえるタイミングを聞いておきましょう。

定額の食べ飲み放題は、幹事も予算を管理しやすくなります。

ただし、一部のドリンクや料理が別料金になっていないかは確認してくださいね。

食物アレルギーや食べられない食材について、どこまで変更できるかも予約前に相談します。

また、飲み放題はアルコールだけでなく、ソフトドリンクの種類も大切。

ノンアルコールビールやノンアルコールカクテルがあれば、お酒を飲まない人も好きな飲み物で乾杯しやすくなります。

マイク・音響・スクリーンなどを利用できる？

パソコンを持ち込む場合は、変換アダプターを会場で借りられるかも確認してくださいね。

人数変更の期限やキャンセル料はいつから発生する？

「出席予定の人が出張になった」「急な仕事で参加できなくなった」など、直前に欠席者が出ることもあります。

忘年会全体を中止する場合と、数名だけ欠席する場合では、キャンセル条件が異なることがあります。

説明を聞くだけでなく、利用規約や予約確認書にも目を通しておきましょう。

できれば会場に行ってみて下見をしておこう

大人数の忘年会や初めて利用する会場なら、できるだけ下見をしておきましょう。

公式サイトの写真だけでは、実際の広さや参加者の動き方までは分かりません。

駅から実際に歩いてみると、案内メールに記載する出口や目印も分かりますよ。

二次会の会場もある程度決めておこう

二次会の候補は、一次会の会場から歩いて5分程度の範囲で探すと移動がスムーズです。

参加者が多い場合は、一次会が終わってからお店を探すのではなく、事前に出欠を確認して予約しておきましょう。

二次会で何をしたいかによって、向いているお店は変わります。

たとえば、一次会が21時に終わるなら、21時30分頃から入店でき、遅い時間まで営業しているお店を選びます。

二次会用の割引プランやクーポンがないかも確認しておくと、参加者の負担を抑えられますよ。

忘年会の予約が遅くなったときの対処法

予約が遅くなっても、曜日・時間・エリアのどれかを変更すれば、条件に合う会場が見つかる可能性があります。

金曜日を避ける【ランチ忘年会もあり】

金曜日が満席なら、水曜日や木曜日にも候補日を広げましょう。

平日の開催でも、開始時間を早めて20時頃に終了すれば、翌日の仕事への影響を抑えられます。

夜の開催が難しい場合は、ランチ忘年会も候補に。

昼間なら、夜の外出が難しい子育て世代も参加しやすくなります。

開始時間や開催エリアを広げて探す

同じ日でも、開始時間を変えると予約できることがあります。

19時が満席なら、17時30分や18時など、早めの時間を確認してみましょう。

「18時30分なら案内できる」など、30分ずらすだけで空きが見つかる場合もあります。

会社の最寄り駅に限定せず、電車で1〜2駅先まで範囲を広げるのも方法のひとつ。

複数路線を利用できる駅や、駅から歩きやすい会場を優先してくださいね。

空き状況を会場へ直接問い合わせる

予約サイトが満席でも、大人数用の個室や貸切会場の空き状況がWebに掲載されていないことがあります。

キャンセルが出た直後で、予約サイトに反映されていない可能性も。

気になる会場があれば、電話や問い合わせフォームから直接確認しましょう。

「金曜日が難しければ木曜日でもよい」など、変更できる条件を伝えると、別の日程やプランを提案してもらいやすくなりますよ。

忘年会の予約に関するよくある質問

参加人数が決まっていなくても予約できる？

最終人数が決まっていなくても、「40〜50名程度」など予定人数に幅を持たせて相談できます。

予約時には、無料で人数を変更できる期限と、最低保証人数・最低保証金額を確認しておきましょう。

忘年会は直前でも予約できる？

空席があれば、開催日の数日前でも予約できる場合があります。

ただし、コース料理や飲み放題、大人数の貸切は直前に対応できないことも。曜日・開始時間・エリアを広げ、会場へ直接問い合わせてください。

忘年会の予約はいつから始める？まとめ

忘年会の予約は、少人数なら1か月前、12月開催なら11月が目安です。

大人数や貸切の場合は2〜3か月前、12月開催なら9〜10月から会場を探しましょう。

12月中旬の金曜日や個室を希望する場合も、10月中までの予約がおすすめです。

会社の忘年会では、会場の広さや料金だけでなく、料理の提供方法、禁煙・喫煙への対応、設備、支払い方法まで確認する必要があります。

参加人数が確定していなくても、候補日とおおよその人数が分かれば会場へ相談できます。

希望する条件に合う会場を選べるうちに、準備を始めてくださいね。