暑気払いの飲み会の案内のテンプレートを「掲示・イントラ用」「メール用」「チャット用」「取引先向け」に分けて多数掲載しています。
暑気払いの案内作成の前に知っておきたい3つのこと
暑気払いの案内文を作成する前に、次の3つを押さえておきましょう。
- 暑気払いとは
- 暑気払いの日程調整の方法
- 暑気払いの案内文のマナー
暑気払いって何？いつやるの？
暑気払いとは、その名の通り「暑さ」を払ってリフレッシュをするための行いや食事のこと。
冷たい飲み物や食べ物、体を冷やしてくれる効果のある野菜や果物を食べたり、打ち水をしたり、プールや海水浴に行くなどの方法があります。
現在では企業や職場で夏の労をねぎらったりチームの親睦を深めたりする目的で7〜8月に行われる懇親会・飲み会として定着しています。
また、よく似た行事に「納涼会」がありますが、
- 暑気払い：暑さを“払う”意味が強い
- 納涼会：涼を楽しむ、夏の交流イベント
というニュアンスの違いがあります。
職場ではどちらも「夏の親睦会」として扱われることが多く、厳密に区別されないケースが多いです。
スムーズに決まる！暑気払いの日程調整のやり方
暑気払いの案内を送る前に、まずは日程調整が必要ですよね。
基本の流れはこんなイメージです。
- 候補日を2〜3日用意する
- メール・LINE・社内チャットなどで候補日を共有する
- Googleフォームや出欠表で回答を集める
- 一番参加者が多い日に決定
- 案内文を送る
LINEやチャットで日程調整する場合は、長文よりも「候補日＋リアクションしやすい形」だと返信率UP。
日程調整のための案内文は次の章でテンプレートを紹介しています。
職場によっては「先に上司が来れる日を聞いてからチーム内で日程調整する」「チャットではなく口頭で日程調整する」など飲み会については職場の暗黙ルールがあることも。
職場で行う暑気払いの場合は日程調整のやり方は職場の慣習に従ってくださいね。
暑気払いの案内文はいつ送る？案内文のマナー
暑気払いの案内文は2～3週間前に送ります。
職場によっては、前日か前々日にリマインドのメールを送ることが慣習になっていることもあります。
暑気払いに限りませんが、飲み会の案内文の書き方のコツは以下の通り。
- 日程や場所などは箇条書きで見やすく
- 返信期限をはっきり書く
- 返信しやすく
テンプレートを記事の後半に乗せているので参考に。
「このメールに返信してください」「スタンプで回答してください」など、案内文を受け取った人がどうやって返信すればいいのか明確に書きましょう。
暑気払いの日程調整のための案内文テンプレート
暑気払いの日程調整を行う際のテンプレートです。
メール、チャット両方の形式でご用意しました。
Googleフォームや出欠表を使う場合の案内文
お世話になっております。
暑気払いの日程調整のため、皆さまのご都合をお伺いしたくご連絡いたしました。
下記フォームより、参加可能な日程をご回答いただけますと幸いです。
【回答フォーム】
（URL）
回答期限：◯月◯日（◯）
候補日は複数選択できます。
お手数ですがご協力よろしくお願いいたします。
返信期限を設定するのを忘れずに。
返信期限を過ぎて回答がなければ個別に連絡をして回答をお願いしましょう。
LINEなどチャット向けの返信しやすい短文テンプレート
下記の候補日で、ご都合の良い日にスタンプをお願いします。
◯/◯（◯）
◯/◯（◯）
◯/◯（◯）
難しい場合は、メッセージでお知らせください。
ご協力よろしくお願いします。
チャットはとにかく短文に＆返信を楽に！
候補日は3つ程度にしぼり、スタンプなどで簡単に回答できるようにしましょう。
上司・取引先にも使える丁寧な日程調整文例
お世話になっております。
暑気払いの開催にあたり、日程調整のためご都合をお伺いしたくご連絡いたしました。
誠に恐れ入りますが、下記候補日の中でご都合のよろしい日をお知らせいただけますでしょうか。
・◯月◯日（◯）
・◯月◯日（◯）
・◯月◯日（◯）
ご多忙のところ恐縮ではございますが、
◯月◯日（◯）までにご回答いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
社内には上の例文レベルの敬語でも失礼にはあたらないでしょう。
取引先などより丁寧な言葉遣いにしたい場合は以下の例文を参考にしてみてください。
件名：暑気払い開催に関する日程調整のご依頼
平素より格別のご厚情を賜り、心より御礼申し上げます。
◯◯株式会社の◯◯でございます。
さて、弊社では日頃のご支援への感謝を込め、暑気払いを開催させていただきたく存じます。
つきましては、ご多用のところ誠に恐縮ではございますが、ご参加の可否につき下記候補日のご都合をお知らせいただけますと幸甚に存じます。
【候補日】
・◯月◯日（◯）
・◯月◯日（◯）
・◯月◯日（◯）
ご多忙の折、大変恐れ入りますが、◯月◯日（◯）までにご回答賜れますようお願い申し上げます。
何卒よろしくお願い申し上げます。
暑気払いの案内文テンプレート集【コピペOK】
暑気払いの案内文のテンプレートをご紹介します。
【掲示用】社内掲示板・イントラ向けの案内テンプレート
いつもお疲れ様です。
下記の通り、暑気払いを開催いたします。
日頃の労をねぎらい、親睦を深める機会にできればと思います。
ぜひご参加ください。
【日時】◯月◯日（◯） ◯時〜
【場所】◯◯（店舗名）
【会費】◯◯円
【出欠】◯月◯日（◯）までにご回答ください
【連絡先】幹事：◯◯（内線：◯◯）
皆さまのご参加をお待ちしております。
【社内用】気軽に参加しやすい案内テンプレート
お疲れ様です。
今年も暑気払いを企画しましたので、ご案内いたします。
【日時】◯月◯日（◯） ◯時〜
【場所】◯◯（店舗名）
【会費】◯◯円
参加できる方は、◯月◯日（◯）までに件名を変えずにこのメールにご返信ください。
気軽な会ですので、ぜひご参加いただければ嬉しいです。
よろしくお願いします。
【社内用】上司にも安心して送れるフォーマル文テンプレート
件名：暑気払い開催のご案内
お世話になっております。
今年の暑気払いにつきまして、下記の通り開催いたします。
【日時】◯月◯日（◯） ◯時〜
【場所】◯◯
【会費】◯◯円
出欠について、◯月◯日（◯）までにご返信いただけますと幸いです。
お忙しいところ恐縮ですが、ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。
【社外用】取引先に失礼のない丁寧な案内文テンプレート
平素より格別のご高配を賜り、誠にありがとうございます。
◯◯株式会社の◯◯でございます。
さて、弊社にて企画しております暑気払いにつきまして、開催日が下記の通り決定いたしましたので謹んでご案内申し上げます。
【日時】◯月◯日（◯） ◯時〜
【場所】◯◯
【会費】◯◯円
ご多忙の折、大変恐縮ではございますが、
ご出欠につきまして◯月◯日（◯）までにご連絡賜れますと幸甚に存じます。
何卒よろしくお願い申し上げます。
暑気払いの飲み会の後のお礼の例文テンプレート
暑気払いの次の日にはお礼のメールやチャットを送る場合のテンプレートです。
飲み会の次の日にメールやチャットを送るかどうかは社内文化によりますから、送るべきかわからない場合は事前に確認しましょう。
写真を送りたい、精算の連絡がある場合についてもテンプレートを用意したのでご活用ください。
【社内用】カジュアルなお礼文テンプレート
✅チャット向けテンプレート
みなさんとゆっくり話せて、とても楽しい時間でした。
今日からまたよろしくお願いします。
✅メール向けテンプレート
お疲れ様です。
昨日の暑気払いでは、楽しい時間をありがとうございました。
皆さんとゆっくりお話しできて、とても良いリフレッシュになりました。
また今日からよろしくお願いします。
写真の添付や精算がある場合には、以下のような文章を付けたすと良いでしょう。
✅写真の添付がある場合のテンプレート
写り込みなどで削除希望があれば、遠慮なくお知らせください。
✅お金の精算がある場合のテンプレート
【会費】お一人あたり◯◯円
【支払い方法】◯◯
【期限】◯月◯日（◯）
お忙しいところ恐縮ですが、ご対応のほどよろしくお願いいたします。
【社内用】上司にもOKの丁寧なお礼文テンプレート
チャットのグループに上司が入っている場合には以下のような少し丁寧な文面が好まれます。
いろいろお話を伺うことができ、大変有意義な時間でした。
今後ともよろしくお願いいたします。
メールの場合のテンプレートです。
お世話になっております。
昨日は暑気払いにご参加いただき、誠にありがとうございました。
普段なかなかお話しできないことも伺うことができ、大変有意義な時間となりました。
今後ともご指導のほどよろしくお願い申し上げます。
【社外用】取引先に送る丁寧なお礼文テンプレート
取引先に送るお礼の例文のテンプレートです。
暑気払いに招待した側から送る内容になっていますが、「招待された側」からのお礼の連絡を待ってから送った方が良いと暗黙のルールがある場合も。
確認してから送ってくださいね。
平素より格別のご高配を賜り、誠にありがとうございます。
◯◯株式会社の◯◯でございます。
昨日はご多用のところ、弊社暑気払いにご参加いただき誠にありがとうございました。
おかげさまで大変有意義な時間となり、社員一同感謝申し上げております。
今後とも変わらぬご支援を賜りますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。
