忘年会の日程調整メール例文集【コピペOK！返信が集まる書き方】

「忘年会の日程調整メールは、どんな文章で送ればいい？候補日は？返信の期限は？」

この記事では、社内・上司や役員・大人数・社外向けに、そのまま使える忘年会の日程調整メールの例文をご紹介します。

返信してもらいやすいメールの書き方や、返信が来ないときの催促、日程が合わないときの対応もまとめているので、忘年会の準備に役立ててくださいね。

【コピペOK】忘年会の日程調整メールの例文

大人数や予約が集中する12月の金曜日に忘年会を行うなら、2〜3か月前から日程調整を始めると安心。

この章では、社内・上司や役員・大人数・社外向けに分けて、そのまま使える日程調整メールの例文をご紹介します。

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✅忘年会の日程調整メールの例文

社内向け｜候補日から選んでもらう基本のメール

部署やチームの忘年会では、全員へ候補日を送り、参加できる日を回答してもらいます。

候補日は3日程度に絞り、曜日と開始・終了時刻まで記載しましょう。

複数の日に参加できる人もいるため、都合のよい日をすべて回答してもらうと日程を決めやすくなります。

上司・役員向け｜全体への連絡前に予定を確認するメール

上司や役員に出席してもらいたい場合は、参加者全員へ日程調整メールを送る前に予定を確認します。

候補日を一つだけ指定せず、複数の日程から都合のよい日を選んでもらいましょう。

社内の慣例によっては、メールを送る前に口頭で忘年会を企画していることを伝えておくとスムーズです。

役員が複数参加する場合は、それぞれの予定を確認してから候補日を3日程度に絞り、ほかの参加者へ日程調整メールを送ります。

大人数向け｜日程調整ツールへの回答を依頼するメール

複数の部署が参加する忘年会や大人数の忘年会では、メールへの返信を一件ずつ集計するのは大変ですよね。

日程調整ツールやフォームを利用すれば、候補日ごとの参加可能人数を一覧で確認できます。

メールには回答用URLだけでなく、回答期限と入力方法も記載しましょう。

メールで日程調整をする場合は、ほかの参加者へ返信内容が届かないよう、返信先についても案内しておくと安心です。

社外・取引先向け｜失礼のない丁寧なメール

取引先を招待する忘年会では、「忘年会」ではなく「年末懇親会」と表現してもよいでしょう。

日頃のお付き合いに対する感謝を伝えたうえで、都合のよい候補日を丁寧に尋ねます。

社外の人へ一斉送信する場合は、ほかの参加者のメールアドレスが表示されないよう、BCCを使用してください。

社外へ送る場合は、日程が決まり次第、協力してもらったことへのお礼を添えて早めに結果を連絡しましょう。

忘年会の日程調整メールに入れる7つの項目

忘年会の日程調整メールは、丁寧な文章を書くことよりも、受け取った人が迷わず回答できることが大切。

忘年会の日程調整メールには、以下の7つの項目を入れましょう。

✅忘年会の日程調整メールに入れること

「新宿駅周辺」「一人6,000円程度」のような予定でも構わないので、書いておくと参加できるかどうか判断しやすくなりますよ。

また、「ご都合をお知らせください」だけでは、どのように回答すればよいのか分かりにくいです。

メールへ返信するのか、日程調整ツールへ入力するのか、社内チャットで回答するのかなどはっきりと記載しましょう。

返信が集まりやすい忘年会の日程調整メールの書き方

返信してもらいやすいメールを作るポイントを解説します。

件名に「忘年会の日程調整」と回答期限を入れる

件名を見ただけで、メールの内容と回答期限が分かるようにしましょう。

「忘年会について」「年末の予定について」だけでは、日程の回答が必要なメールだと伝わりません。

以下のように、用件と期限をまとめて記載します。

✅忘年会の日程調整メールの件名例

回答期限をメール本文だけでなく件名にも入れておけば、メールを開き直さなくても締め切りを確認できます。

候補日は曜日・開始時刻付きで3日に絞る

候補日は多いほど親切、というわけではありません。

候補日を10日ほど並べてしまうと、回答が分散し、かえって日程を決めにくくなります。

上司や役員など参加してほしい人の予定を先に確認し、候補日を3日程度に絞りましょう。

✅候補日の書き方

日付だけでなく、曜日と開始・終了時刻も記載すると親切ですよ。

開催エリアと会費の目安も伝える

忘年会のお店が決まっていなくても、開催予定のエリアは伝えましょう。

「新宿駅周辺」「会社から徒歩圏内」など、おおよその場所が分かれば予定を立てやすくなります。

会費についても、「5,000〜6,000円程度」「会社から補助が出る予定」のように、分かる範囲で記載します。

忘年会のお店は日程が決まってから探し始めると、希望日に利用できる会場が見つからない可能性もあるので、同時並行で探し始めましょう。

忘年会会場を探すポイントについては、以下の記事に詳しく書いています。

→「忘年会の会場、どこにする？人数別・エリア別の失敗しない選び方」

回答方法は一つに決めて記入例を添える

メールへの返信、社内チャット、口頭での連絡、日程調整ツールなど、複数の方法で回答を受け付けると集計が大変です。

回答先を一つに決め、メールの中に回答例も入れておきましょう。

✅メールで回答してもらう場合の記入例

参加できる日を一つだけ選んでもらうより、候補日ごとに「〇・△・×」で回答してもらう方法がおすすめですよ。

日程の決め方をあらかじめ共有する

全員が参加できる日を探そうとすると、なかなか日程を決められないことがあります。

特に参加人数が多い忘年会では、全員の予定が合う日を見つけるのは難しいですよね。

「参加できる人が最も多い日に決定します」など、日程を決める基準もメールに書いておきましょう。

社長や役員、取引先など、参加してほしい人が決まっている場合は、その人の予定を優先して候補日を選びます。

ただし、誰の予定を優先したのかを参加者全員に説明する必要はありません。

「皆さまの回答をもとに日程を決定します」と伝えておけば十分です。

日程が決まったら、回答に協力してもらったことへのお礼とともに、できるだけ早く結果を知らせましょう。

忘年会の日程調整メールを送る前に確認すること

忘年会の日程調整メールを作る前に、参加者や会場の条件を整理しておきましょう。

上司・役員などキーパーソンの予定を先に聞く

会社の忘年会では、社長や役員、部署の責任者などに挨拶や乾杯をお願いすることがあります。

参加してほしい人が欠席する日を候補に入れると、全体の日程調整をやり直すことになってしまいます。

まずは上司に忘年会の開催について相談し、誰の予定を優先するのか確認しましょう。

日程を聞く相手が少ない場合は、最初に口頭や個別メールで都合を確認します。

その回答をもとに3日程度まで候補を絞り、参加予定者全員へ日程調整メールを送りましょう。

候補日ごとに会場の空き状況を確認する

忘年会シーズンは、12月中旬の金曜日や大人数で利用できる会場から予約が埋まります。

日程調整メールを送る前に、候補日ごとの空き状況を会場へ確認しておくと安心です。

この段階では、正確な参加人数が決まっていなくても「現時点で50名程度、最大60名になる予定」のように、おおよその人数を伝えて相談しましょう。

仮予約ができる場合は、いつまで候補日を押さえてもらえるのかも確認します。

参加者の回答期限よりも仮予約の期限が先にならないように注意してくださいね。

→「忘年会の予約はいつから？まだ間に合う？人数別の目安と準備のコツ」

回答期限と日程を確定する日を決めておく

回答期限を決めるときは、参加者が予定を確認する時間と、幹事が回答を集計する時間の両方を考えます。

少人数なら3営業日程度、大人数なら1週間程度を目安にするとよいでしょう。

回答期限だけでなく、「〇月〇日までに開催日をお知らせします」と日程の確定予定日も伝えておくと親切です。

日程調整に時間をかけすぎると、回答した時点では空いていた人にも別の予定が入ってしまいます。

回答を締め切ったら早めに集計し、参加できる人が多い日を選びましょう。

返信が来ない・日程が合わないときのメール例文

催促するのは気が重いものですが、日程が決まらなければ会場の予約や社内への案内も進められませんよね。

相手を責めるような書き方は避け、「確認のお願い」として簡潔に送りましょう。

例文をご紹介します。

返信期限前にリマインドするとき

回答期限の1〜2日前になっても返信が少ない場合は、参加者全員へリマインドメールを送ります。

すでに回答した人にも届くため、「回答済みの場合は行き違いをご容赦ください」と添えましょう。

件名に「リマインド」や「再送」と入れれば、最初に送ったメールとの違いも分かりやすくなります。

元のメールを探す手間を省くため、候補日や回答用URLも再度記載してください。

「先日のメールをご確認ください」だけで終わらせないことが、返信してもらうコツです。

期限を過ぎた人へ個別に確認するとき

回答期限を過ぎても返信がない場合は、未回答者だけに個別メールを送ります。

相手と普段から社内チャットでやり取りしているなら、メールにこだわらず、チャットや口頭で確認しても構いません。

全員の日程が合わず再調整するとき

参加者全員が「〇」を付けた日がなくても、すぐに日程調整をやり直す必要はありません。

まずは、キーパーソンが参加できる日と、それぞれの候補日の参加予定人数を確認しましょう。

参加できる人が最も多い日があれば、その日を開催日に決めるのも一つの方法です。

どの候補日も参加者が少ない場合は、新しい候補日を設定して再調整します。

再調整を繰り返すほど、参加者の予定も変わっていきます。

二度目の回答を締め切ったら、全員の予定が合わなくても日程を決定するなど、幹事側で区切りを付けましょう。

決定した日程を変更するとき

会場の都合や会社の予定により、決定した日程を変更しなければならない場合もあります。

日程変更が決まったら、できるだけ早く参加予定者へ連絡しましょう。

変更前の日程と新しい候補日を分けて記載し、古い日程では開催しないことを明確に伝えます。

変更の理由を詳しく説明する必要はありませんが、「会場の都合」「社内行事の日程変更」など、差し支えない範囲で一言添えると納得してもらいやすくなります。

忘年会の日程調整と会場探しは同時進行！ぜひベニーレベニーレへご相談ください

忘年会の日程が決まってから会場を探し始めると、「せっかく全員の予定が合ったのに、入れる会場がない！」ということも。

新宿で忘年会会場をお探しなら、リストランテ ベニーレベニーレへご相談ください。

新宿三丁目駅E4出口から徒歩1分、JR新宿駅東口からも徒歩5分で会社帰りにも集まりやすいです。

日程や参加人数が完全に決まっていなくても大丈夫。

候補日ごとの空き状況や、人数に合った会場、料理形式をご提案しますので、まずはお気軽にお問い合わせくださいね。

→ベニーレベニーレの忘年会・新年会プランを見てみる

忘年会の日程調整メールに関するよくある質問

忘年会の日程調整メールを送るときに迷いやすいポイントをまとめました。

日程調整メールはいつ送ればいい？

忘年会の日程調整メールは、開催希望日の2か月前を目安に送りましょう。

12月に開催するなら、10月頃から日程調整を始めます。

特に、大人数や貸切、12月中旬の金曜日を希望する場合は、2〜3か月前から準備を始めると安心です。

参加人数が確定していなくても、おおよその人数と候補日が分かれば会場へ相談できますよ。

忘年会では、「日程調整」「開催案内」「リマインド」などのメールを送ります。

それぞれのメールを送るタイミングは、以下が目安です。

メールの返信期限は何日後に設定する？

少人数ならメールを送ってから3営業日程度、大人数なら1週間程度を目安にします。

ただし、会場の仮予約期限がある場合は、その期限から逆算してください。

期限が短い場合は、「急なお願いで申し訳ありません」と一言添えます。

回答期限の1〜2日前にリマインドを送り、締め切り後も返信がない人には個別に確認しましょう。

日程調整と出欠確認は同じメールでしてもいい？

日程が決まっていない段階では、日程調整と正式な出欠確認を分けるのがおすすめです。

候補日のアンケートで「〇」と回答していても、その日が開催日に決まった時点では予定が変わっていることがあります。

日程と会場が確定したら正式な開催案内を送り、参加・不参加をもう一度確認しましょう。

最初から開催日と会場が決まっている場合は、日程調整をせず、開催案内と出欠確認だけを送ればOKです。

→「忘年会のお知らせテンプレート【メール・チャット・印刷用】」

メールの宛先はTO・CC・BCCのどれを使う？

忘年会への回答が必要な人はTO、メールの内容を共有するだけで返信が不要な人はCCに入れます。

社内のメーリングリストがある場合は、会社のルールに従って利用しましょう。

社外の人や、互いにメールアドレスを知らない相手へ一斉送信する場合は、個人情報がほかの参加者に表示されないようBCCを使用します。

BCCで送る場合は、本文の冒頭に「本メールはBCCで一斉送信しております」と記載すると親切です。

返信がない人は欠席扱いにしてもいい？

回答期限を過ぎたという理由だけで、すぐに欠席扱いにするのは避けましょう。

メールを見落としている可能性もあるため、一度は個別に確認します。

それでも返信がない場合は、「〇月〇日までに回答がない場合は、欠席として会場へ人数を連絡します」と最終期限を伝えてください。

欠席扱いにする条件を事前に共有しておけば、後から「参加するつもりだった」と言われるトラブルを防げます。