同窓会の幹事さん向けに時系列でやることをまとめています。

「何からやればいいの？」「今は何をすればいいの？」と思ったらぜひこの記事を読んでみてください。

幹事さんの仕事が効率よく進められるようにポイントを解説しています。

同窓会の幹事がやること一覧【時系列】

まずは同窓会の幹事がやることを一覧表でざっと確認してみましょう。

✅同窓会の幹事のやることリスト

記事内の該当箇所に飛ぶようになっているので、いま必要なところから読み進めてみてください。

【同窓会6～4カ月前】幹事を集めて企画をスタート

同窓会の準備は開催予定日の半年前には取り掛かりたいところ。

やることは次の4つです。

特に、名簿作りは時間はかかりますが重要です。

「わたし、同窓会があるの知らなかった」という人を極力減らしたいですよね。

ぜひ頑張ってください。

同窓会の幹事は誰がやる？役割分担は？

同窓会の幹事は1人ではなく複数名で行いましょう。

例えば、学年全体の同窓会なら1クラスごとに男女1名ずつの幹事が人数の目安。

知っている人の名前が幹事にあると、参加する人にとってもハードルが低くなりますよ。

学級委員長や部活のキャプテンなど今も同級生の連絡先を多く知っていそうな人を幹事に誘うと〇。

また、幹事内でも役割分担をしておくと準備を進めやすくなります。

初回のミーティングで同窓会のコンセプトを決める

例えば、「卒業して10年」「恩師を囲む会」「子ども参加OKの会」など同窓会のコンセプトが決まっていると、会場や案内状の文面、企画の内容などが自然と決まってきます。

初回のミーティングで同窓会のコンセプトを決めてブレのないようにすると、満足度の高い同窓会になりますよ。

開催日の決め方【参加率が高い日を選ぼう】

開催日は集まりやすい土日祝日、地元を離れている人が多いならゴールデンウィークやお盆休み、年末年始などの長期休みの取りやすいタイミングがおすすめです。

具体的な開催日の決め方は以下の通り。

月別の同窓会のおすすめ時期の一覧を以下の記事にまとめているので、同窓会の日程を決める前に一度読んでおくと役立ちます。

→同窓会の時期はいつがいい？時期の決め方4ステップ

同窓会の名簿作り【連絡先がわからない人はどう探す？】

同級生を探すには、以下のステップでオンライン→オフラインの順で試すのが効率が良いです。

まずは連絡先を知っている人をLINEグループに入れてどんどん招待してもらいましょう。

連絡先を知らない人にも届くようにSNSでも発信し、それでも連絡先が分からない人には住所録を使ったり、母校に連絡したりとオフラインで探します。

ただ、相手が連絡を取りたくない、と思っている場合には深追いしないように。

同級生の探し方については以下の記事に詳しくまとめています。

→同窓会の探し方ガイド｜連絡が取れない同級生を見つける方法

【同窓会4～3か月前】会場決定・案内状を準備

同窓会の会場や予算を決めて、案内状を手配していきます。

同窓会の予算には組み方があるので、考え方を知っておくと説明もしやすいですよ。

同窓会の会場の選び方

同窓会の会場、実は会場のタイプとしては7種類あり、それぞれにメリット・デメリットがあります。

まずは会場のタイプを絞ってから会場候補を決めて仮予約→日にちが決定してから正式予約という流れで会場を決めます。

✅同窓会の会場の種類と特徴・予算

同窓会の目的や予算に合わせて決めてくださいね。

アクセスや同窓会に必要な設備（マイクやプロジェクターなど）が整っているか、貸切にできるか、子どもが来るならおむつ替えシートはあるか、などの必要な条件を満たす会場を絞ります。

会場選びのポイントは以下の記事も読んでみてください。

→同窓会の場所の探し方のポイント7選【効率よく探す方法】

同窓会の予算の決め方【赤字にしないために】

同窓会の予算は「なんとなく5000円くらい」などと決めてしまうと赤字になってしまうことも。

誰かが赤字補填をしないといけなくなると気まずくなってしまうので、予算は余裕をもって組みます。

予算の考え方のポイントは次の3つ。

「飲食代」はイメージしやすいですが、同窓会には会場費、運営費、予備費も必要になり、これを踏まえて参加率を下げない＝高すぎないと感じる会費を設定します。

年代別の会費の目安は次の通り。

また、赤字を絶対に避けたいなら、「固定費」と「変動費」に分けて同窓会にかかる費用を考えていく必要もあります。

少し難しく感じるかもしれませんが、知っておいて損はない考え方なので、詳しく知りたい方は以下の記事も読んでみてくださいね。

→【決定版】同窓会の予算の作り方｜3つのポイントで失敗しない！

同窓会の案内状の作り方【LINE・メール・郵送】

案内状は同窓会の2～3カ月前に送ります。

LINE、メール、郵送どれでもOKですが、学年全体など大規模な同窓会の場合には、往復はがきや封書を使用してフォーマルな印象にすることが多いです。

往復はがきで案内状を作成するなら、先に印刷してくれる業者を探すとテンプレートが用意されているので準備が楽になりますよ。

以下の記事で作成方法を図解で解説しています。

→同窓会のはがきの作り方・返信の書き方まとめ【幹事も参加者も】

LINEやメールを使用する場合には、出欠をGoogleフォームでとると集計が楽です。

文例は以下の記事を参考にしてみてください。

→同窓会の案内はLINEで！グループと公式アカウントの使い分けとテンプレまとめ

→初めてでも迷わない！同窓会の案内状の作り方と文例まとめ

【同窓会3～1か月前】案内状の発送とプログラム決め

同窓会がいよいよ近づいてきました。

案内状を発送して当日のプログラムを決めていきましょう。

同窓会の当日のプログラムと企画

同窓会が盛り上がるための企画のポイントは以下の3つ。

全員が楽しめること、だれも傷つく人や嫌な気持ちになる人がいないこと、最も重要です。

即興のスピーチやインタビューも、苦手な人にとっては苦痛なので安心して楽しめることも大切。

同窓会は「先生からのお話」「集合写真の撮影」「校歌斉唱」などのコンテンツがあり、企画が多すぎると十分に歓談の時間が取れないことにもなりかねないので、詰め込みすぎには要注意。

2時間の同窓会なら企画に使えるのは30分程度、数としては1～2つです。

同窓会で盛り上がるゲーム・余興は以下の記事にまとめています。

→同窓会の企画21選【準備・お題の例・司会のルール説明まで】

記念品・景品を手配しよう

同窓会の目的が「学校の創立〇周年」など記念となるタイミングなら、記念品を用意すると喜ばれます。

記念品は1,000円前後までで、学校名などが入れられて日常使いできるものがおすすめ。

あまり大きすぎず、いくつあっても困らないものが良いでしょう。

同窓会の景品はあまり高額すぎると参加者が不公平感を感じてしまう場合もあります。

当たる人が少なすぎても盛り上がらないので、チーム戦などにして全体の3～4割程度の人がもらえるように数を多めにしましょう。

【同窓会2週間前】会場と最終の打ち合わせと備品の準備

同窓会が近づいてきました。

当日スムーズに進行できるように、会場との打ち合わせを念入りに。備品も忘れもののないように確認しておいてくださいね。

会場との最終打ち合わせで確認すること

会場との最終打ち合わせでは以下のような点を確認します。

特に、マイク・スピーカーなどの音響やプロジェクターがきちんと動かないと当日の混乱のもとに。

先生からのビデオレターやスライドショーなどがある場合は以下の点も要チェック！

会場との打ち合わせはできるだけ実際に現地に行って動画を流してみるのがおすすめですよ。

同窓会の備品はそろってる？最終チェック！

同窓会で当日必要になる備品は以下のものが考えられます。

「誰かが用意していると思った」が一番困るので、担当を決めておきましょう。

司会の台本も用意しよう

司会は幹事の中から選んでも良いですし、人前で話すのに慣れていそうな人がいるなら幹事以外の人に依頼するのも良いです。

ぶっつけ本番台本無し、は危険なのである程度台本があると安心ですよ。

開会の挨拶、乾杯の挨拶などはシンプルで構いません。30秒ほどでもOKです。

司会以外の人に挨拶をしてもらうなら、必ず事前に依頼をしておいてくださいね。

以下の記事に挨拶例文を載せています。

→同窓会の挨拶例文集｜短い30秒版もあり【そのまま読むだけ】

【同窓会当日】同窓会を楽しもう！

同窓会の当日は幹事で役割分担をしておきます。

幹事で人数が足りなければ、当日に手伝ってもらう人を決めておくのも良いでしょう。

受付は最初の15分がピークなので、最低2名はいた方が〇。

当日のお金は「触る人を1人に固定」した方がトラブルになりにくいので、受付とは別に「会計」担当を置き、会場への支払いも会計担当が行います。

写真・動画を撮影する人も決めておくことで、テーブルごとの写真や全体写真などを撮影するときにスムーズ。

会場との連絡も1人に集約しておくと混乱を防げます。

ここまで、準備おつかれさまでした。あとは幹事の皆さんも再会の時間を楽しんで。

【同窓会後日】お礼のメッセージで次につなげる

同窓会の後に幹事がやることは次の4つです。

お礼のメッセージはできるだけ当日中に。

幹事がはじめにメッセージを送らないとほかの参加者はメッセージを送りにくいからです。

→同窓会のお礼の例文集｜幹事・参加者・先生向けまとめ

LINEアルバムやGoogleフォトなどを活用して、参加者も写真や動画をシェアできるようにしておくと余韻に浸れますよ。

収支報告をきちんと行うことで透明性のある同窓会の運営だったことが参加者にも伝わります。

Googleフォームを使って、「次回はいつがいい？」と軽いアンケートを取っておくと次回につなげやすくなります。

同窓会の幹事、おつかれさまでした。